きちんと整理して効率化!ファイル・データ管理のポイント3つ

 

今の時代、どの職種の人でもついて回るもの、それがデータ管理です。

「あの時のファイルどこ行ったっけ?」
「この案件の情報まとめて共有したいけど整理できてないかも…」
日々、こんな状態では本当にやるべきことに時間を割けません。

必要なファイルはどこにあるか探さなくても分かる状態、
現在進行中の案件の資料はすぐにアクセスできる状態、
そんな理想の状態を作り出すためには自分の中のルールを決めて運用する必要があります。

今回はそのルールとコツについてのご紹介です。

1. 添付ファイルは必ず保存する

Browsing Network Internet Software Technology Concept

お客様が送ってくださった参考資料や企画案、あるいはパートナー会社が送ってくださったデータなど、
メールやチャットの添付で送られてくるデータは膨大にあると思います。
それを都度保存する癖をつけましょう。

メールは数が溜まっていくと検索して見つけ出すことが容易ではなくなります。
その時にはただの「一時的な資料」と思っていても、後から「あの時の資料になんて書いてあったっけ?」と見返したくなることもあるはず。

またチャットで送られてきた資料などはタスク化することによってアクセスしやすくしているという人もいるかもしれません。
しかし、タスクが完了してしまうと、タスクが完了した時点か、送られてきた時点まで遡る必要が出てきてしまいます。
案件が終了した後でも確認できる状態にするためには都度保存して別で整理をしておくべきです。

また、最終版だけを保存してしまっていると後から修正経過などを確認したい時にも不便です。
細かく修正が入った場合にはすべてのバージョンを保存する必要はありませんが、適宜途中経過のデータも保存しておいた方がいいでしょう。

2. フォルダ分けのルールを作る

Old wooden card catalogue in library

案件名のフォルダを作ってとりあえずその中に全部保存するという形でも悪くはありません。
しかし、ファイルの量が増えてきた時にその中から目的のファイルを探すのは大変です。
ある程度、統一したフォルダルールを作りましょう。

私の場合、サイト制作の案件などであれば下記のような形にしています。

01_仕様書
01_デザイン
02_素材
03_見積書・申込書
04_修正依頼
10_作成_事例ページ
10_作成_特集ページ
20_SEO関連
……

上記はあくまで一例ですが、先頭の番号によってアクセスしたい資料の優先度を付けています。
クラウドで他のメンバーにも共有しているフォルダの場合はフォルダ名を途中変更すべきではありませんが、自分の中で管理しているだけの場合は、番号を付け替えることでフォルダ内でも順番を付けられるので便利です。
極力途中でフォルダ名を変更しなくてもいいようにその時点での優先順位を1区切りで付けるのではなく、一桁番号は恒常的なデータ、10番台は一時的な対応データ、20番台は参考資料、などのように大枠のルールを決めておくと途中で優先順位の高いデータが出てきた時にも挿入しやすくなります。

ファイル名は分かりやすい名前にする

Cloud Network Data Backup Concept

日頃、自分でファイル名を付ける時にも意識すべきことですが、お客様やパートナー会社から提供されたファイルであっても、適宜分かりやすい名前に変更しましょう。

例えば、下記のようなルールを意識しておくといいでしょう。

ルールの例:   案件名_ファイルの内容_日付
ファイル名の例: ●●社_コーポレート仕様書_170825

私の場合は、すぐに案件フォルダに格納してしまうので案件名は省略することも多いです。
実際にフォルダ整理がしっかりしていればファイル名に案件名を入れる必要性は高くありません。
社内で共有するときに相手に分かりやすいようにするためにはあった方がいい場合もあるかもしれませんが、お客様とのやりとりであれば案件名は省略しても差し支えないのです。

それ以上に重要なのはファイルの内容と日付です。
ファイルの内容は客観的に見ても分かる名前をつけるべきです。
開いてみないと内容が分からないようなファイル名にならないように気をつけましょう。

また、日付は月日だけでは不十分です。後から見返した際に何年ごろに対応していたのか分かるべきという点に加えて、案件の進行が年をまたいでしまったとしてもきちんと時系列順に並ぶ状態にする必要があるからです。
よくバージョン管理のために末尾に「1」「2」を付ける人がいますが、日付をつければバージョン管理も兼ねることができます。
同じ日に2回保存したものであれば170825_01、170825_02と付ければいいだけなので日付を末尾に付ける癖をつけましょう。

3. 全てクラウドに保存してデスクトップにはショートカットを置く

Cloud Network Data Backup Concept

このポイントが一番重要です。
ファイルがどこにあるか分からなくなる原因の一つに何もかもがデスクトップに置いていることがあります。
現在進行中の案件の資料はいつでもアクセスできるようにデスクトップに置いておきたくなりますよね。
しかし、同時進行の案件が増えれば増えるほどデスクトップ上はカオスになり、もう完了している案件のデータまでそのままになるということも出てきます。
またデスクトップに置いておくことで、出先で別のPCから資料を見たくなった時に見られないということも起きてしまうのです。

この状態を防ぐために、まず全てのファイルを例外なくクラウド上に、種別や案件ごとに保存しましょう。
そうするとデスクトップには何も置かれない状態になります。
そこで初めて現在進行中の案件だけデスクトップからアクセスできるようにするのです。
方法は「その案件フォルダのショートカットを置くこと」です。
案件が完了して頻繁にアクセスすることがなくなればショートカットを削除すればいいだけです。
ショートカットを削除してもその案件のファルダやファイルが消えてしまうことはないので今まで通りクラウド上にはファイルが残ります。

こちらが私のデスクトップです↓
screenshot170829_e

おまけ:アプリケーションのショートカットはデスクトップから削除する

何かのアプリケーションをインストールした場合、自動でデスクトップにショートカットができることがあります。
私はそれらを全て削除してしまいます。
頻繁に使わないようなアプリケーションであればそもそもショートカットが存在する必要がないので、必要な時にはスタートメニューから検索して起動します。
毎日使うようなアプリケーションであればツールバーの中に入れてしまいます。
これでさらにデスクトップがスッキリします。

まとめ

たかがデータ管理、されどデータ管理。
ここを効率化することによって余計な手間や時間を減らして本当に集中すべき仕事に集中できるようになります。
なかなかスッキリ整理ができないという人は今回のポイントを意識してみてくださいね。

まゆり

茨城在住。だいち(1歳3ヶ月)と夫の3人暮らし。 育児に、仕事に、日々アップアップしながら奮闘中。 世のワーママの皆さん!一緒に頑張りましょう!