プログラマが教える!効率的かつ利用しやすいエクセル資料の作り方

 

効率的かつ利用しやすい資料とはどんな資料でしょうか?
色々な意見があると思いますが、私は次のような性質を備えた資料のことだと思います。

  • データが入力しやすい
  • 資料として体裁を整える手間がかからない
  • 記入されたデータを利用しやすい

このような性質と真逆の存在があります。それは”ネ申エクセル”と呼ばれるものです。
「紙に印刷するためだけに作られた」エクセルファイルの意味なのですが、”紙”→”神”→”ネ申”という風に変化してこのように呼ばれるようになりました。

この記事ではネ申エクセルをリメイクする過程をお見せし、どうやって効率的かつ利用しやすい資料にしていけばよいのかをステップバイステップで示します。ですがその前にネ申エクセルの問題点について少しだけ話させてください。

ネ申エクセルの問題点

ネ申エクセルはそもそも運用が非生産的

ネ申エクセルは初めから以下のような運用を前提に作成されます。

  1. 印刷する
  2. 配布する
  3. 記入されたものを回収する
  4. 結果を(人間が1件ずつ)手作業で打ち込む

この運用の問題は「ツールが使えない」点にあります。例えば配布や回収にメールが使えません。印刷代や配布にかかる時間のコストはバカにできませんよね。またデータの入力も自動化できません。データの件数が増えればミスも起こりやすくなるので、それをチェックするためのコストもかかります。

それだけでなくネ申エクセルの存在は運用改善の障害になります。ネ申エクセルは「記入する人」「利用する人」の生産性を下げるので、それを避けるためにファイルを作り直すコストが必要になります。これを嫌って運用の改善が見送られれば、生産性の低い状態が放置されることになります。

例:ネ申エクセルはどうやって生産性を奪うのか?

ネ申エクセルのよくある例が、「エクセル方眼紙」と呼ばれるものです。これは下の画像のようにセルを正方形にして表をレイアウトする手法のことです。この手法を使うと簡単に表を作ることができるので、皆さんの職場にもこういったファイルがあるかもしれません。
excel_hoganshi

紙に印刷して使うだけなら問題の無いこの手法ですが、ひとたび電子データとして配布されると一気に職場の生産性を地に落とします。例えばこの「お名前」を別のエクセルにコピーしてみましょう。
name_copy
name_paste
(#^ω^)・・・
セルが結合され、実に残念な結果になりましたね。これを防ぐにはセルをダブルクリックして文字を全て選択しなければなりません。100個データがあったとしてもひとつひとつダブルクリックして、文字を選択して、コピーしなければならないのです。考えただけでもウンザリしますね。

またこの表はミスを起こしやすいです。例えばダブルクリックする時に1行飛ばしてしまうかもしれません。やっと全部コピーし終えて、データを数えてみたら1つ足りなかった・・・。なんて悪夢以外の何者でもありません。文字を選択する時に「先頭1文字だけ選択できていなかった」なんてのも気付きにくいミスの典型です。

ネ申エクセルは職場の生産性を下げるのです。ものすごーーーく。

ネ申エクセルが問題なのは分かった。じゃあどうすればいいの?

ここからが本題です。このようなネ申エクセルがあったとして、どうやってこれを改善すればよいのでしょうか?書類のレイアウトを簡単に変えることができるなら良いですが、職場によってはそれをするのに稟議が必要なこともあります。

そこで今回はこの資料をリメイクする過程を通して「資料のレイアウトを変えずにネ申エクセルを無くす」方法についてお教えします。
リンク先のファイルは、今月の2日に行われた東京都都議会議員選挙の投票結果です。開いてみたらお分かり頂けると思いますが、典型的なネ申エクセルです。
image2

リメイク手順

ステップ1.データ構造を把握する

まずは何はともあれ、データ構造の把握です。「データ構造」というと難しそうに聞こえますが、実際は割とすぐに理解できます。どういうことかというと・・・。

(頭の中の声)
どうやらこの資料はざっくり選挙区候補者のデータに分かれそうだなぁ。ただ「西多摩」地区のようにひとつの選挙区が複数の市区町村にまたがる場合もあるっぽい。候補者の得票市区町村毎に集計されている点も注目ポイントかな。

・・・と、このようにデータの特徴をピックアップするだけなんですね。コツはなるべく「名詞」に注目することです。(よい名詞が見つからない時は無理やり作ることもあります)慣れないうちは、考えたことを文字に起こすと無理なくできるでしょう。

では上記で太字にした名詞を基に資料の各要素を図にしてみましょう。

image3

ステップ2.データ用のシートを作成する

データ構造が把握できたら、次はデータシートの作成です。次の2点を考えながら、シートを作っていきます。

質問1:不要なデータはどれか?

例えば選挙区の法定得票数や供託物没収点といった値は選挙区の有効得票数が分かれば計算できますよね。同様に市区町村の残票数や開票率も不要です。こういったものはデータシートには入力しないようにします。
image4

質問2:どうすれば入力しやすくなるか?

データ入力が自動化できない場合、データシートが入力しやすいことはとても重要になってきます。作業手順が増えると手間もミスも増えてロクなことがありません。

今回の場合は得票の入力が大変そうですね。得票数を入力するのにいちいち候補者の情報を入力するのは手間ですから。こういった場合は、データをひとつにまとめてしまいましょう。
image5

1 2
Nasu

サッカーが趣味です。生きがいです。独身貴族謳歌中。 気配を消していても、すぐに見つかります。某大統領に似てるとか似てないとか。